In der heutigen Geschäftswelt sind Mobilität und Effizienz entscheidend. Für Unternehmen, die auf Fahrzeuge angewiesen sind, können Tankkarten – auch als Flottenkarten bekannt – eine praktische Lösung sein.
Zwar gewinnen Elektrofahrzeuge und alternative Antriebsformen an Popularität, doch der Verbrennungsmotor bleibt in vielen Teilen der Welt nach wie vor ein wesentlicher Bestandteil des Verkehrs.
In diesem Zusammenhang bieten Tankkarten, die seit Jahrzehnten ein bewährtes Mittel zur Verwaltung von Kraftstoffausgaben sind, nach wie vor eine Reihe von Vorteilen.
Aber was ist eine Tankkarte genau und wie funktioniert sie? Und wer kann eine Tankkarte beantragen? In diesem Artikel werden wir diese und weitere Fragen klären.
Was ist eine Tankkarte und wie setzt man sie ein?
Eine Tankkarte ist eine spezielle Zahlungskarte für Unternehmen. Anstelle von Bargeld oder einer Firmenkreditkarte können Fahrer mit einer Tankkarte lediglich Kraftstoffe oder teilweise andere fahrzeugbezogene Ausgaben decken. Einige Tankkarten erlauben auch den Kauf von Autowäschen, Öl oder den Einsatz in Werkstätten.
Wie funktioniert eine Tankkarte?
Die Funktion einer Tankkarte ist ähnlich die einer gewöhnlichen Kreditkarte. Nach dem Tanken wird die Karte in das Bezahlgerät eingeführt und so die Kosten abgerechnet.
Die Ausgaben werden auf einem zentralen Unternehmenskonto erfasst und abgerechnet. Einige Tankkarten bieten zudem flexible Zahlungsoptionen, einschließlich der Möglichkeit, die Ausgaben wöchentlich, monatlich oder in einem anderen festgelegten Zeitraum zu begleichen.
Dies vereinfacht die Verwaltung von Ausgaben und ermöglicht eine detaillierte Kontrolle des Kraftstoffverbrauchs sowie eine vereinfachte Buchführung und Steuererklärung. Die Notwendigkeit, Quittungen zu sammeln und zu archivieren, gehört somit der Vergangenheit an.
Bietet eine Tankkarte noch weitere Vorteile?
Neben der bequemen Zahlweise und der besseren Kontrolle der Kraftstoffausgaben bietet eine Tankkarte noch weitere Vorteile. Viele Anbieter gewähren nämlich Rabatte auf Kraftstoffkäufe oder bieten Bonussysteme an. Bei größeren Abnahmen kann dies zu erheblichen Einsparungen führen.
Durch den Einsatz einer Tankkarte können Unternehmen die Mehrwertsteuer auf Kraftstoffkäufe einfach zurückzufordern.
Zudem ermöglichen sie detaillierte Berichte über den Kraftstoffverbrauch, die zur Optimierung der Flotteneffizienz beitragen können.
Viele Tankkartenanbieter bieten mittlerweile Apps an, mit denen Fahrer Tankstellen finden können. Diese Apps ermöglichen auch den Administratoren, Ausgaben in Echtzeit zu überwachen.
Außerdem können so Budgets für einzelne Fahrer oder Fahrzeuggruppen festgelegt werden, um die Ausgaben besser zu kontrollieren.
Tankkarten im Zeitalter der Elektromobilität
Einige Anbieter von Tankkarten haben auf die Veränderungen im Mobilitätssektor reagiert und bieten nun integrierte Lösungen an. Neben dem Einsatz für die Zahlung von Benzin und Diesel können spezielle Hybrid-Tankkarten auch für Hybrid- und Elektrofahrzeuge genutzt werden.
Wo kann ich eine Tankkarte verwenden?
Die Akzeptanz einer Tankkarte variiert je nach Anbieter. Einige Karten sind markengebunden und nur an bestimmten Tankstellen gültig, während andere an vielen verschiedenen Tankstellen akzeptiert werden. Tankstellen wie Shell, Esso, Avia, JET und BayWa verfügen beispielsweise über eigene Tankkarten.
Durch die Bindung an eine bestimmte Marke, können einige Tankkarten nur an bestimmten Tankstellen verwendet werden. Wer im europäischen Ausland unterwegs ist, benötigt eine spezielle Tankkarte. Dies ist unbedingt bei der Beantragung einer Tankkarte zu berücksichtigen.
Fallen Gebühren für die Nutzung einer Tankkarte an?
Die Kosten für die Nutzung einer Tankkarte können variieren. Einige Anbieter erheben monatliche oder jährliche Gebühren, während andere kostenlose Karten anbieten. Vor dem Abschluss einer Tankkarte ist es ratsam, mehrere Kartenangebote zu vergleichen.
Wie sicher sind Tankkarten?
Analog zu Kreditkarten, sind auch Tankkarten generell sehr sicher. Einrichtungen wie PIN-Code und Echtzeit-Transaktionsüberwachung schützen vor missbräuchlichem Einsatz. Bei ungewöhnlichen Aktivitäten wie dem nächtlichen Tanken werden Unternehmen direkt informiert.
Bei Verlust oder Diebstahl wird die Tankkarte durch einen Anruf beim Anbieter gesperrt. Außerdem kann die Tankkarte an ein bestimmtes Kennzeichen geknüpft werden. Bei Diebstahl oder Verlust ist die Tankkarte dann wertlos.
Welche Voraussetzungen gibt es bei der Beantragung einer Tankkarte?
Um eine Tankkarte zu beantragen, müssen in der Regel bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein. Diese können eine Bonitätsprüfung, die Vorlage von Geschäftsunterlagen oder andere Nachweise umfassen. Die spezifischen Anforderungen variieren je nach Anbieter. Die Beantragung einer Tankkarte erfolgt in der Regel online oder telefonisch.
Außerdem ist zu beachten, dass lediglich Unternehmen sowie auch Einzelunternehmer und Selbstständige vom Angebot profitieren können. Einzel- und Privatpersonen bleiben außen vor.
Kann ich die Ausgaben meiner Tankkarte steuerlich absetzen?
Generell können geschäftliche Ausgaben, die über eine Tankkarte getätigt werden, steuerlich geltend gemacht werden. Ein Steuerberater kann diesbezüglich weitere Informationen geben.
Schlusswort
Für Unternehmen, die im Jahr 2023 immer noch auf Fahrzeuge mit Verbrennungsmotoren setzen, können Tankkarten nach wie vor eine wirtschaftlich sinnvolle Lösung sein. Sie bieten die bequeme Möglichkeit, Kraftstoffkosten zu verwalten und zu kontrollieren. Durch bestimmte Rabatte und Abnahmen können die Betriebskosten gesenkt werden.
Für Unternehmen, die jedoch bereits jetzt einen erheblichen Anteil ihrer Flotte auf Elektrofahrzeuge umgestellt haben oder dies planen, könnte der Nutzen von Tankkarten abnehmen.
Bei der Auswahl einer Tankkarte ist es daher wichtig, einzelne Details wie Gebühren und enthaltene Dienstleistungen zu berücksichtigen.
